業務連絡ツールとしてSMSを活用してみませんか？

業務連絡はビジネスにおいて重要な作業です。連絡を細かく取り合うことで、社内・社外関わらず業務効率アップを見込めます。業務連絡の徹底は会社にとって有益なことですが、どのような手段で業務連絡を行うかを検討することも重要です。社内の環境や状況に合わせて的確な業務連絡ツールを選ぶことで、社員の積極的な業務連絡を後押しすることができます。

業務連絡を徹底するメリット

ビジネスマナーの1つに、業務連絡の徹底が挙げられます。業務連絡の中でも「報連相」と呼ばれる業務は必須であり、業務の基本です。まず「報」は、報告を表し、担当している仕事や与えられている作業の進捗状況などを関係者に知らせることを意味します。次に「連」は、連絡を表し、仕事の目標を達成するためには決して欠かすことのできない連絡をすることを意味します。最後の「相」は、相談を表し、業務上の問題に直面した際や、難しい判断を迫られている状況などで、上司やチーム内のメンバーなどにきちんと相談することを意味します。

ビジネスマナー及び業務の基本として、徹底が求められる業務連絡ですが、これを怠ってしまうと、ミスが起きるなど業務上のリスクを高めてしまいかねません。業務連絡をきちんと行えば、様々なメリットを生み出すことが可能です。まず、業務連絡の基本となる報連相は、円滑な業務の進行に役立ちます。上司や部下の関係は、報連相によって深まっていくと言っても過言ではありません。互いがきちんと報連相を行うことで、それぞれが自分の仕事や役割に集中できます。これは、報連相によって情報を共有している上司、部下、同僚がいるからこそ成り立つことだと言えます。会社内での人間関係やコミュニケーションが細やかなものになることで、互いに信頼関係を築けるでしょう。

また、報連相をはじめとする業務連絡は、社内だけではなく社外においても有益です。取引先や顧客と密なコミュニケーションをとることで、認識のズレやトラブル、ミスの回避につながります。互いの認識の違いなどに気づかずに物事が進行してしまうと、交渉が失敗に終わってしまうなど、自社のイメージを下げる事態になりかねません。したがって、社外でも報連相をきちんと行い、早い段階で双方の認識の違いを解消することは、結果的に業績アップにもつながると言えます。

社内コミュニケーションツールの特徴

業務連絡など、社内におけるコミュニケーションや連携を密にとるために役立つツールは複数あります。報連相の徹底を図るためには、会社の環境や状況別に合ったものを取り入れることが大切です。

電話

まず、連絡手段として基本的なものに電話が挙げられます。電話は、実際に声色や雰囲気を伝えたり感じとったりできるため、複雑な内容や心情を伝えたいときに用いると効果的でしょう。

EメールやSMS

EメールやSMSも、業務連絡に利用できるツールです。受信側が出なければつながらない電話とは違い、相手の置かれている状況などを気にする必要がなく、相手の都合の良いタイミングで確認してもらえることが特徴です。連絡しておくべき内容ではあっても、直接話したり、すぐに連絡に対応してもらったりする必要がない場合にはメールやSMSが便利でしょう。

グループウェア

グループウェアとはチームなどグループで業務を進行するときに効果的なツールで、複数の人と同じ情報を共有する際に役立ちます。また、共有するメンバーの範囲を細かく設定できることもグループウェアの特徴です。全社員に関係することは全体で共有し、スケジュールやタスク管理といった項目は部署ごとで、さらに詳細な業務内容や進捗状況などはチーム内で共有するなど、必要に応じて共有範囲を設定できます。

SNS

SNSと聞くと個人で楽しむもののイメージが強いですが、社内コミュニケーションとしても活用できるツールです。SNSを業務連絡などに活用する場合、より気軽なコミュニケーションがとれるでしょう。定型文としての書き出しや挨拶事項などは省略することが多いため、親近感を持ったコミュニケーションが図れるというメリットがあります。業務連絡を気軽に行いやすい環境をSNSで作ることもできるでしょう。

ビデオチャット

ビデオチャットは、1対1はもちろん、複数人でテレビ電話を手軽に行えるツールです。グループ内の打ち合わせや会議を、実際に集まることなく行えるため、気軽に情報共有ができます。単に複数のメンバーで情報を共有するだけではなく、顔を見ながら連絡を取り合えるため、高いコミュニケーション効果が得られるのがビデオチャットのメリットです。

こんな業務連絡にはSMSがおすすめ

様々なコミュニケーションツールが存在し、状況に合わせて使い分けることで業務連絡の活発化が見込めます。一方で、社内のシステムや環境によっては、利用できるツールが限られることもあるでしょう。例えば、会社で支給される携帯電話がスマートフォンではなくガラケーである場合、スマートフォンの使用を前提としたツールは使用できません。そうしたツールはパソコンでなら使用できることもありますが、パソコンを持ち歩いていない場合でも積極的な業務連絡ができるよう、ガラケーでも活用できるツールを取り入れる必要があります。

SMSならガラケーでも業務連絡用のツールとして活用することができます。携帯電話番号を利用してメッセージを送受信できるのが特徴です。相手のメールアドレスを知らない場合にも、電話番号さえ知っていればメッセージを送ることができます。また、SMSの一斉送信サービスを利用することで全社員への緊急連絡時にも役立ちます。

取引先や顧客と連絡を取り合う際にもSMSが活用できます。顧客に業務連絡を行うために電話番号を教えてもらうことはありますが、相手の都合に配慮すると細かな連絡事項のために逐一電話をかけるのは控えたい場合もあるでしょう。その場合、改めてメールアドレスを教えてもらわずとも、SMSなら電話番号でメッセージを送信できます。相手の状況を配慮しながらも行き届いた業務連絡を行うことで、結果的に信頼を得ることにもつながるでしょう。