セミナー集客を加速させるメール文面のテクニック3選

セミナー開催の連絡をメールで配信している方も多いのではないでしょうか？前回の参加者や会員向けにアプローチすることで、詳細ページへの誘導や申し込みまで繋げ、より効果的に集客させることができます。しかし、思うように集客数が伸びない・開封率が上がらないなど悩みを抱えている担当者の方が多いのも事実。そこで今回は、セミナーでの集客をしやすくするために知っておきたいテクニックについてご紹介します。

セミナーでの集客を成功させるためのメール作成で知っておきたいこと

告知以外のメールを事前に送信しておく

取得した連絡先をセミナー告知だけに使用していませんか？まず、セミナーを告知する前に役立つ小ネタの発信やメルマガを配信して、ターゲットの興味・関心をホットな状態にしておくことが大切。セミナー内容の告知だけ発信しているメールアドレスはユーザーにスパムとして認識されやすく、受信拒否設定や登録を解除される可能性が高くなります。定期的に有益な情報発信を行い、ユーザーからの信頼度を上げることでセミナー内容への関心度を事前に上げやすくしておきましょう。
この地盤を築いたうえでセミナー内容の告知を行うのですが、気を付けるべき点が3つあります。

1. セミナーの雰囲気や内容をイメージしやすい内容にする

初めに、セミナーの雰囲気をプラスなイメージで伝えるためには、講師の経歴や写真を掲載したり内容のタイムスケジュールを紹介するのが有効です。また、「参加無料」などのメリットや前回参加した方の感想を打ち出し、参加へのハードルを下げることが集客につながります。

2. 内容の独自性をアピールする

次に独自性のアピールですが、こちらは時季的な要素をセミナー内容に盛り込んだり、残りの参加可能人数が限られていることをアピールして「今」申し込むことのメリットを提示しましょう。また、参加者限定の資料配布や特典などセミナーを申し込む必要性を挙げることで、他社との差別化も図れます。

3. コンテンツを詰め込みすぎずに詳細な内容を記載する

そして、一番むずかしい部分が最後のコンテンツを詰め込みすぎないというところ。セミナーの魅力を伝えたいという気持ちから、文章のボリュームがついつい膨らみがちになってしまいます。あまりにも長すぎると、メールを開封してもらえても申し込みボタンや開催日時までたどり着かずに読むのをやめてしまうかもしれません。1通のメールに書くテーマは1つに絞り、ヘッダーやリード文、セミナー概要など全体の構成を意識しながら要点をまとめましょう。

告知メールをより効果的に配信するためには

1. 開封率とURLクリック率の把握
2. 1回だけ出なく複数回送る
3. 詳細は箇条書きで見やすく整える

告知メールを配信するときに一番大切なことは開封率とURLクリック率の把握です。開封率の数値からはメッセージの冒頭と内容のどちらを重点的に修正すべきかが分かりますし、URLクリック率を把握することで開封後に興味を持ってもらえたか測ることができます。
また、セミナー告知は1回だけでなく何回も送った方が効果的。内容もその都度違う視点やエピソードなどを盛り込むと、読まれやすくなります。ただ何回も同じメールを作成するのは手間がかかるため、変更しないヘッダーやフッターはテンプレート化しておきましょう。

そして最後に、セミナーの開催日時や場所など詳しい情報は箇条書きにしてまとめておくのがポイント。文章で強調するよりもユーザーが理解しやすく、申し込みもしやすくなります。例文としては

上記のように、ユーザーが確認すべき内容を最低限必要なポイントに絞って、文章ではなく箇条書きで記載するとより伝わりやすくなります。しかし、このようにユーザーのことを考えてメール内容を作成しても、そもそも開封してもらえなかったら意味がないですよね。ではどうしたら開封率を上げられるのか、次の段落にて説明していきます。

そもそもメールでのセミナー集客は効率的なのか？

まずは2019年12月に実施した「コミュニケーションツールに関するアンケート」※の結果をご覧ください。下の図から分かるとおり、メールの平均未読数は約86件、連絡内容を見ずに消去する割合は約4割と多く、あまり確認してもらえていないことが分かります。これは現代社会においてメールでの連絡が増えたため、自分にとって必要または有益な情報か否かを件名や冒頭文で判断し、取捨選択をしているからだと考えられます。セミナー告知をするにあたって、この発信者は有益な情報を与えてくれている・この内容は自分にとって必要なものであるという認識が必要不可欠。しかし、この認識を醸成するのは難しく時間もかかります。

一方でSMSは、平均未読数はメールの1/3以下、連絡内容を確認せずに消去する割合は13%とメールの1/3以下となっています。SMS（ショートメッセージサービス）とは電話番号を用いてテキストメッセージの送受信を行えるものですが、未だ集客ツールとしてのイメージはあまりありません。その理由として、「携帯電話からじゃないとメッセージを送れない」「一斉送信ができない」「70文字しか送れない」という間違った認識が根付いている部分が挙げられます。

ビジネス向けのSMS送信サービスであれば、メルマガと同じようにテンプレートの設定や配信予約ができ、PCの管理画面を使って一斉送信も可能です。また、SMSの長文化を提供しているサービスもあり、最大で670文字まで1回で送信することができます。

他にも、指定した文章が相手から送信されてきたら用意しておいたテンプレートを自動送信するなど、一連の対応フローを自動化できる機能を備えているサービスも登場しています。集客や販促での活用事例やSMSの特徴などは「SMSでの販促・マーケティングが効果的な理由と活用事例」をご覧ください。

※株式会社ファブリカコミュニケーションズ調べ（調査方法：インターネットアンケート、対象者：20代から60代以上までの男女492人）。

セミナーの告知をメールで行っても開封してもらえなければ意味がありません。そこで到達率・開封率の高いSMSを利用し、ユーザーに内容を確認してもらうことで、参加率の向上が見込めます。ただしSMSのデメリットである文字数の少なさから、集客手段としてあまり活用されていません。現在、ビジネス向けのSMS送信サービスではSMSの長文化ができるものが登場しています。例えばメディアSMSでは、docomoは660文字、au・SoftBank・楽天モバイルは670文字まで1回で送信可能です。より詳しくメディアSMSについて知りたい方はお気軽にお問い合わせください。