失礼にならないリマインドメールとは？

ビジネスやプライベートでリマインドメールを送る機会がある方もいるのではないでしょうか。しかし、どんな時にリマインドをするのか、どのように送ればいいのか分からないという方もいるかもしれません。リマインドをする具体的な状況や、相手に失礼のないリマインドの方法を、ビジネスやプライベートなど合わせてご紹介していきます。

リマインドとは

リマインドは、ビジネスシーンでよく聞く言葉で、「リマインドする」「リマインドメールを送る」などのように使われています。このリマインドには、思い出させる・再確認という意味があり、リマインドメールとは、事前に決めていたスケジュールに対して、メールで再び確認することを指します。社内で上司や部下に確認をする時はもちろん、取引先に対してもリマインドは行われているのです。

リマインドによって、仕事をスムーズに進められたりスケジュールの行き違いを防げるため、ビジネスシーンで特に行われています。リマインドは基本的にメールや電話で行うことが多く、相手や状況に合わせてリマインドの方法を使い分けることが重要です。

リマインドをする時って？

リマインドをする時は、ビジネスでもプライベートでもさまざまな状況があります。例えば、大切な約束が近づいている時は、相手にそのことを再確認してもらう必要があります。相手が日程を勘違いしたり、忘れたりすることもあるでしょう。その可能性を考慮し、リマインドメールを送るようにすると安心です。ビジネス・プライベートに関わらず、大切な約束の際には事前に連絡をしておくとトラブルを避けることができます。

また、ビジネスの場では資料の提出期限がある場合や、飲み会などの会費を受け取らなければいけない場合もあります。どうしても期日までに提出してもらいたい時は、リマインドをしましょう。また、期限を忘れやすい人に向けてリマインドをすることも有効です。

失礼にならないリマインドの方法〜ビジネス編〜

件名などに「リマインド」と記載しない

親切心でリマインドをしても、適切な方法で行わなければ相手に対して失礼になってしまうことがあります。そこで、ビジネスシーンでのリマインド方法について説明します。
まず、メールの件名や文章の中に「リマインド」と書くのは避けましょう。あからさまに「リマインド」と書かれることにより、気分を悪くする方もいます。

簡潔で分かりやすい内容を心がける

次に、リマインドメールを送る時は、相手に分かりやすいように書きましょう。例えば、約束のリマインドを送る場合は、「スケジュールを確認しておいてほしい」ということだけを伝えるのは不親切です。そのため改めてスケジュールの内容をアナウンスするといいでしょう。

クッション言葉と具体的な情報を添える

リマインドメールには具体的な日時や場所など詳しい情報を記載しておくと親切です。資料など提出期限が迫っている場合は、期限について送るだけでは催促していると捉えられてしまいます。「お手数をおかけしますが」など、相手を思いやる言葉を添えることも忘れないようにしましょう。飲み会などの出欠確認の場合は、締切日だけを書くのではなく、日時や場所を一緒に書いておくとわかりやすいでしょう。

怒らせないリマインドの方法〜プライベート編〜

家族や友人を相手にリマインドをする場合、ビジネスシーンとは違って砕けた表現をしてしまいがちですよね。しかし、プライベートであったとしても相手に対する配慮は必要です。

例えば、会う約束をしている場合、「〇〇日に会うんだよ。忘れてないよね？」などと、相手が忘れていることを前提で聞くと怒らせてしまう可能性があります。以前約束を忘れたことがある相手だったとしても、「また忘れないでね」など昔のことを思い出させるような言い方はしないように気を付けます。「〇〇日に会うの楽しみだね」などとポジティブな言葉で相手にスケジュールを思い出してもらう方法を取るといいでしょう。

また、飲み会など出欠確認が必要な場合、なかなか返事がこないと、「早く返事して」「どうするの？」などと責めた口調になってしまいます。これでは、催促された方もイライラしてしまいますよね。この場合、「〇〇日までに返事してくれるとありがたいです」「お店を予約したいから早めに返信してください」などと相手を思いやった文章を送るようにするとお互いに気持ちよくやり取りすることが出来るでしょう。