業務連絡の書き方は？テンプレートもご紹介

円滑に仕事を行うためには上司や同僚だけでなく他部署との連携が欠かせません。そこで、情報の伝達や共有化を図る目的で業務連絡が行われています。スムーズに仕事を行うための業務連絡で現場が混乱しては意味がないので、業務連絡にも基本的なルールがあります。ここでは、社内文書を送る時のポイントや業務連絡用に活用できるテンプレートについて紹介していきます。

業務連絡の注意点

業務連絡は、仕事を円滑にすすめる上で欠かせない業務上の連絡事項を伝えるものです。ミーティングや朝礼などで直接伝えるだけでなく、メールやグループウェア、回覧など用途や目的に応じてさまざまな伝達手段が用いられています。業務連絡は重要性・緊急性に合わせて適切なタイミングで行うことが必要です。変更やトラブルが発生した時はすぐに連絡するようにしましょう。また、件名に用件と重要度を分かりやすく明記したり、あいさつ文の後に、通達・督促・謝罪などどのような用件でメールをしているのかをまず記載してください。

会社によってルールは異なりますが、基本的には【件名→宛名(職制名)→あいさつ→自分の名前→用件(結論)→用件(詳細)→補足事項】の順に項目ごとに整理して文書を作成します。返答が必要なものであれば返答期限や至急の返答を求める旨をきちんと明記したりと、業務連絡を受け取った人が誤認することがないように伝えることが大切です。大切な用件は箇条書きにすると分かりやすくなりますが、業務上の連絡である以上は適切なビジネスマナーを守って送付しなくてはいけません。そのため相手との関係性も考慮して送るようにしましょう。

テンプレート①〜確認編〜

確認を依頼するケースとしては、提出していた書類についての回答が欲しい、事前に送ったメールなどを確認して欲しいなど、案件によって重要性も異なりますが、「お願い」をするメールは気遣いを忘れないことが必要となります。メールを確認してもらいたい時であれば、依頼したいことだけを送付し、メールを読んでない事を疑うような文章を送らないようにしましょう。

テンプレート②〜催促編〜

催促のメールも、確認を依頼する時と同様に相手を責めるような文章は厳禁です。相手に自発的に対応してもらい業務の遅延をサポートすることが目的ですので、締め切り日が過ぎた時点ですぐ送るようにしてください。急ぎの連絡であれば「至急連絡をお願いします」と簡潔に送ると緊急性が伝わります。文章で伝える時は強い言葉で督促をしてしまうと、口頭で伝えた時より強く受け取られてしまう可能性があります。督促によってその場の仕事が進んだとしても、人間関係に支障が出ると後々の仕事に悪い影響を及ぼすことがあるので文面には気を付けましょう。

テンプレート③〜謝罪編〜

仕事を行う上で、ミスやトラブルは起きてしまうものですが、その後の対応によっては同僚や上司との人間関係に支障が出ることがあります。誠意を伝えられるよう、問題が生じたときには、すぐに謝罪するようにしましょう。問題が発生した原因をきちんと確認した上で対応を行うことが理想的ですが、緊急性のある案件の場合は一次対応が優先されるため対応の順番を間違わないことも重要です。