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コラム 2022.08.22

SMSと電子契約の組み合わせで拡がるBtoC契約のスピード化

SMSと電子契約の組み合わせで拡がるBtoC契約のスピード化

電子署名された電子文書は、2001年4月1日に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律(通称:電子署名法)」によって、紙文書で署名押印された書類と同等に通用するものとされています。
政府が推進している脱ハンコ施策や、昨今のテレワークの実施企業が増えたことも後押しとなり、多くの企業で電子契約サービスを導入しています。 2021年からは労働者派遣契約書も電子化が認められたように、これまで電子契約が認められなかった書類も電子書類での取引を認める動きが見られています。

電子署名とは

近年、特に企業間で急速に広がっている電子署名ですが、電子署名とは紙文書におけるサインや印鑑に相当するデジタル文書をいいます。
紙文書では、押印したり、署名・サインを行うことで、その文書が原本であることを証明します。紙媒体が企業に郵送で届き、企業が保有する物理印鑑を使用して押印しますので、実際にその企業が押印しているということが証明できていました。
一方で電子文書には、直接署名やサインをしたり、押印することができません。したがって、原本であることを証明する、改ざんされていないことを明確にする、にはどのようにしたらいいのかということが問題になります。
現在、電子署名サービスを提供いている会社は増えております。本人が署名していることを明確にするために本人確認を行えるようにし、改ざんが検知されたらアラートが発信されるシステムになってします。
電子署名のメリットは以下のようなことが挙げられます。

業務の効率化

紙媒体での契約だと、企業内での承認作業において各部署をまわすのに多くの時間を要していました。また、相手先に届けるために郵送をおこなう必要があったりもし、物理的な多くの手間が発生します。
しかし電子署名であれば、手続きはすべてオンライン上で行うことができますので、業務の効率化に繋がります。また郵送の手間もありませんから、いままで1週間程度はかかっていた締結完了までの時間が、数十分程度に短縮できるようになりました。

書類保管スペースの削減

企業間の契約書等の締結は非常に多いため、紙も束になればけっこうなスペースが必要になります。これら原本自体がデジタルになっていればこのスペースもファイリングの手間も軽減できます。
また、「原本を確認する」ということが必要になるシーンも多いので、検索する作業においても紙媒体より電子データのほうが検索しやすいというメリットもあります。

費用削減

契約書の発行自体にかかる経費は大きくなく、紙の印刷にかかる費用と郵送代くらいのものですが、契約の種別や契約金額の大きさによっては、高額の収入印紙を添付する必要があります。請負契約を多く結ぶ企業にとっては大きな負担になることがあります。
電子契約に切り替えると、「課税文書として作成したこととはならないと解して差し支えない」と国税庁が公式に見解を出していることから、貼付する必要がなくなります。添付忘れによる3倍徴収のリスクもなくなります。

※参考
国税庁(別紙)

対個人でも広がる電子契約

企業間での電子契約の広がりは言わずもがなですが、対個人でも電子契約が進んでいくと思われます。
従来の電子契約サービスでは、一般的にはe-mailを利用して相手方に契約書を送付していました。企業相手の取引であれば、e-mailに使用されているドメインなどでその企業であることを確認できますので、e-mailでも安心して電子契約を締結することができるからです。
しかし、個人や個人事業主が相手の取引の場合だと、相手方がフリーメールなどを利用している場合も多く、安全に本人確認ができるとは考えにくいのが実情です。また、e-mailだと他のメールに埋もれてしまいやすいというデメリットもありました。
そこで登場したのが、SMS送信を使って送付するという方法です。

SMSは携帯電話番号を利用した送付手段

SMS(Short Message Service)は、メールアドレスを利用するe-mailと違い、携帯電話番号を利用してテキストメッセージをやりとりします。
携帯電話の番号は同一のものは存在しませんし、スマホや携帯電話を契約するためには身分証明書の提示が必要です。したがって携帯電話番号宛てに送るSMSは、本人の確認を行うには適している手段といえます。
前述したように、企業間の締結ではe-mailでの送信でも安心して行うことができましたが、一般消費者が相手のBtoC企業や、パートやアルバイトと契約を取り交わす比率が高い企業にとっては、e-mailに代わる新しい送信方法として、SMS送信サービスに注目が集まっています。

人材派遣において電子契約が可能に

また従来は人材派遣の電子契約は認められていませんでしたが、2020年10月9日、厚生労働省が「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則及び厚生労働省の所管する法令の規定に基づく 民間事業者等がおこなう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の一部を改正する省令」を交付(施行日は2021年11月1日)したことにより、電子化が解禁された形です。

※参考
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=361M50002000020

労働者派遣契約の当事者は、施行規則第21条第3項に基づき、書面により作成することとされている労働者派遣契約について、電磁的記録により作成することも認めることとする。

引用:「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行 規則の一部を改正する省令案等について」より

人材派遣の契約を電子契約で行うメリット

企業間でのメリットと同様に、物理的な手間を削減できるため、電子契約の導入は人材派遣業界でも業務効率化の面で非常に大きなメリットがあります。
加えて、人材派遣業では契約期間が短期間となることが多いという特徴がありますので、契約更新作業は何度も発生します。労働派遣契約書の更新や管理の手間は大きな課題でした。
また、人材派遣業者側も、テレワークを導入する企業が増えてきたことにより、紙媒体を使用していると「契約のために出社しなければならない」というデメリットもありました。
これらを解消するには、電子契約の導入は大きな一歩といえます。

まとめ

電子契約の普及が進んでいますが、BtoCでの利用も一気に拡大すると予想されます。SMS送信は、このニーズに応えられるソリューションになります。
今回ご紹介した労働者派遣業以外でも法改正が進めば、より一層活用シーンが増えるでしょう。さらなる業務効率化が期待できます。